Inventorier une collection, dresser son catalogue, marquer les pièces afin de les localiser et de les relier de façon fiable à l’inventaire sont des tâches évidentes pour un spécialiste, elles le sont beaucoup moins pour un collectionneur qui connait « par cœur » le contenu de sa collection et la localisation des pièces, surtout si le nombre d’éléments constituant la collection n’est pas trop important. Quand la collection s’agrandit avec le temps, il devient de moins en moins évident de retrouver rapidement une pièce, encore moins évident de la citer sans la reprendre en main.
Inventaire, catalogage et marquage vont de pair, même si le marquage est parfois subsidiaire. Pour conserver la clarté de cet exposé, ces trois tâches seront décrites séparément.
Inventaire :
Consiste à relever pièce par pièce, la marque, le modèle, la variante, les particularités telles que le type de curseur, la langue utilisée pour les textes ou les notices figurant sur l’objet, les dimensions, identifier les matériaux utilisés, relever les caractéristiques de l’étui, du suremballage lorsqu’il subsiste, les défauts (information variable lorsque l’objet ou la règle à été nettoyée ou restaurée), les restaurations éventuelles, la présence de documents liés (notices, manuels, publicités, factures). A ce moment il est aussi indispensable d’attribuer un Numéro d’Inventaire unique (un numéro à 3 ou 4 chiffres - de format fixe et suffisant dans la majorité des collections) à l’objet qui entre en collection, ce numéro sera dupliqué pour tous les accessoires que l’on veut lier à l’objet, ainsi il sera par la suite aisé d’assembler un lot, même si ses constituants n’étaient pas rangés ensembles. Ce n’est pas toujours nécessaire ou même intéressant, il est possible de constituer des collections distinctes pour les notices, manuels, emballages qui peuvent par la suite être gérés séparément. Beaucoup de collectionneurs opèrent ainsi et assemblent des éléments d’origine différente pour reconstituer un ensemble bien complet. A ce moment il est également très utile de noter l’endroit ou l’objet (et ses accessoires) sont rangés.
Catalogue :
C’est la mise en forme de l’inventaire, soit sous forme traditionnelle de fiches ou de registre papier, soit sous forme informatique, dans ce cas il est indispensable de choisir un système pérenne, le moins possible lié à un fournisseur de solutions logicielles, opter pour des formats de bases de données existants sur des plateformes multiples, choisir des formats ouverts tels que ceux proposés par les logiciels libres dits Open Source, conserver les fichiers dans des formats ouverts lisibles par un éditeur de texte plutôt que dans un format crypté, uniquement lisible par un logiciel propriétaire et souvent illisible quelques années plus tard avec la nouvelle version du même logiciel. De nombreuses bases de données, constituées couteusement il y a moins d’une quinzaine d’années par des personnes pourtant compétentes sont aujourd’hui inexploitables, l’informatique progresse rapidement et il est inévitable d’abandonner des systèmes devenu obsolètes.
Une solution fiable peut consister à créer pour chaque objet d’une collection, une fiche dont le format stable peut être défini dans un formulaire (ou grille de saisie), cette fiche pouvant être imprimée et sauvegardée individuellement pour être archivée, et également incorporée dans une base de données (ou un tableau). Cette même fiche peut être par la suite incorporée dans une base de données plus complexe fonctionnant sur le mode client/serveur et pouvant être consultée à distance, c’est par exemple le cas d’un site internet utilisant une base de données SQL.
Le catalogue peut également (et avantageusement) comporter des informations complémentaires, telles que les conditions d’entrée dans la collection (prix et lieu d’acquisition, ancien propriétaire), photos, références bibliographiques, commentaires, informations sur la qualité et l’état de l’objet.
Marquage :
Il est nécessaire de marquer les différents objets ainsi que leurs accessoires pour pouvoir les retrouver et les sortir aisément de la collection. Pour les objets volumineux, c’est chose facile, une petite plaque portant un numéro et l’identification de la collection peut être facilement fixée sur le socle d’une sculpture monumentale, d’une machine volumineuse ou sous un meuble. Dans le cas des petits objets c’est moins évident, il n’est pas pensable de tatouer de façon indélébile vos règles à calcul, ni même d’y coller une étiquette dont l’adhésif risque de tacher irrémédiablement le plastique ou le bois. Il ne reste qu’une solution, fixer une petite étiquette en bristol portant votre identifiant (tel que Collection Tartenpion) ainsi que le numéro d’inventaire à l’aide d’un petit fil de coton à l’étui utilisé pour la conservation (étui original ou étui en feutrine acrylique par exemple), cette étiquette sera dupliquée et jointe à tous les accessoires. Pour les objets le permettant, cette étiquette sera fixée (collée) sous ou sur le socle (machines à écrire ou à calculer, appareils métalliques, valises).
De petites étiquettes en bristol blanc existent dans le commerce et sont souvent utilisées par les bijoutiers, antiquaires pour marquer les prix, vous pouvez aussi facilement en confectionner et les imprimer sur un papier épais (180, voir 240 grammes) si votre imprimante le permet, un format d’environ 20 X 36 mm est largement suffisant.
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